Como redigir e-mails

Dicas encontradas no livro Como Gerenciar E-Mails - Autor: David Brake Editora: Publifolha

Etiqueta na rede.
O e-mail é um meio de comunicação diferente dos demais. Ao redigir suas mensagens, observe as instruções a seguir e crie uma impressão de eficiência e profissionalismo.

Cuidados na redação
A facilidade para escrever e enviar uma mensagem estimula a informalidade. Aproveite esse benefício sem cair no desleixo: dedique tempo para redigir e-mails com clareza e objetividade se não quiser confundir (ou aborrecer) o destinatário. Tente ser objetivo e separar os assuntos com clareza, sem excessos. Além de irritantes, mensagens longas e repetitivas dificilmente conseguem transmitir as informações desejadas com eficiência e rapidez.

Moderação no texto
Na hora de escrever um e-mail, pode ser tentador incluir todas as pessoas conhecidas na lista de destinatários. Lembre-se de que sua mensagem é apenas mais uma na caixa de entrada e, se quiser que seja lida com atenção, ela terá de ser bem elaborada. Além disso, se você envia muitas mensagens para uma mesma pessoa e cada uma delas precisa de cinco minutos para ser lida, irá consumir a paciência e o tempo alheio. Tenha em mente que na tela a leitura torna-se mais fácil se o texto vier em parágrafos curtos.

Em nome da clareza
Se você quer que seu e-mail seja lido, dedique atenção para a identificação do assunto. Em vez de tentar resumir o conteúdo no título, escreva a mensagem primeiro, leia-a e depois elabore a identificação. Prefira usar poucas palavras, pois frases longas demais não aparecem inteiras na caixa de identificação de diversos programas de gestão de e-mail. Identifique o assunto com até 50 caracteres.

Escrita objetiva
Aprenda a escrever mensagens de leitura fácil e a transmitir o que é importante sem desperdiçar o tempo das pessoas.

Como responder
Mantenha a mesma identificação do assunto (em uma resposta, ela virá precedida da sigla "Re:"), pois a medida facilita a organização por tema na hora de arquivar os assuntos. Para redigir a resposta, acrescente seus comentários no início do texto, insira algumas observações ao longo da mensagem e delete o que não tiver importância. Se cada pessoa que ler e devolver a mensagem adicionar um bloco de texto no início, o e-mail corre o risco de ficar imenso.

Passo a passo
1.Para enviar e-mails apenas informativos, use PSC (para seu conhecimento).
2. Nesse tipo de e-mail, você pode usar também a sigla PSI (para sua informação).

Clareza ao comunicar
Ao contrário do que ocorre com cartas, os e-mails são informais e em geral têm um tom coloquial. No entanto, alguns destinatários podem interpretar de maneira errada. Ao escrever, pense em quem vai ler e reserve a intimidade para os amigos.Seja objetivo e aumente as chances de ser compreendido.

Abreviações
Como cada vez mais pessoas compõem suas mensagens em movimento, às vezes usando o celular como teclado, aumenta a tendência ao uso de abreviações. A necessidade de facilitar o processo deu origem a uma linguagem rica em siglas e palavras de fácil identificação, como "msg" em vez de "mensagem" e "vc" no lugar de "você". Não se sinta obrigado a utilizar esse "idioma" e reserve a linguagem codificada para mensagens enviadas para quem compreende as abreviações.Só abrevie palavras se tiver certeza de que o leitor da mensagem as entende.

Símbolos com significado
No início da era do e-mail, foram desenvolvidos sinais gráficos destinados a transmitir uma mensagem de humor, chamados de smileys ou emoticons. Em geral, apontam o tom do texto, como indiferença ou preocupação, por exemplo. Existe uma grande variedade desses símbolos, mas os mais usados estão descritos abaixo. Vale lembrar que nem todas as pessoas conhecem o significado dos emoticons e há quem os considere infantis. Evite usá-los em e-mails profissionais.

Significado:
-) Tradicional sorriso. Costuma indicar satisfação;
-) Piscada. Em geral, acompanha uma piada ou brincadeira;
-( Preocupação. Costuma indicar tristeza ou desencanto;
-I Indiferença. Revela apatia ou falta de interesse;
-> Sarcasmo. Usado para identificar cinismo ou ironia.

Tom correto
Ao escrever um e-mail para uma pessoa pela primeira vez, pode ser difícil saber qual tratamento dar e como encerrar a mensagem. Aposte na neutralidade: use "Caro (fulano)" e termine com "Um abraço". Reserve formas mais próximas (como "querido" ou "um beijo") para destinatários que você conhece bem. Tente solucionar questões difíceis por telefone ou pessoalmente.

O perigo das emoções
Quando estiver nervoso ou alterado, preste o dobro de atenção nas mensagens que pretende enviar, pois algumas vezes um e-mail que você julga inofensivo pode conter emoções que não precisam ser transmitidas. Escrever com neutralidade em momentos de agitação não é fácil, e a leitura feita pelo destinatário pode agravar ainda mais a situação. Se tiver dúvidas, elabore uma mensagem "difícil" mas não envie: faça uma leitura atenta depois de um intervalo. Nos e-mails profissionais, evite ironias.

Em busca de ajuda
Se você se sente cansado ou sob pressão, pode ser útil pedir a opinião de um colega antes de mandar uma mensagem. Mostre o e-mail para uma pessoa não envolvida e peça seu parecer sincero.